Мы часто пишем о важности участия не только в российских, но и зарубежных отраслевых выставках, говорим о том, как правильно выбрать формат, организовать визит, но еще ни разу не затрагивали тему работы на самом мероприятии. Недостаточно купить билет или поставить стенд, важно корректно организовать свою работу и получить максимум от своего участия.
Подготовительный этап
Определяем свои цели и задачи, целевую аудиторию. Старайтесь мыслить шире и охватывать полный спектр возможностей. Например, если вы экспонент, не надо ограничиваться только продажами – вы также успешно можете наладить отношения с другими компаниями, выступить спикером или модератором деловой программы, выстроить отношения участник-участник и тд.
! ВАЖНО: не отправляйтесь на выставку в одиночку. Для получения максимальной отдачи, каждый сотрудник должен концентрироваться на своих задачах.
Касательно азиатских экспо, правильным решением будет заблаговременно назначить несколько индивидуальных или групповых встреч с вашими текущими партнерами, забронировать переговорные комнаты. Не забывайте, что личное общение и товарищеские отношения лежат в основе деловой культуры большинства Азиатских стран. Выставка – отличный повод напомнить о себе и эти взаимоотношения укрепить.
Для повышения продаж или привлечения инвестиций в проект целесообразно организовать собственную секцию или презентацию в рамках делового форума. Крупные азиатские выставки, как правило, имеют государственную поддержку – это означает, что на площадке соберутся представители профильных государственных структур, общественных организаций (в Азии они имеют весомое значение) и самые крупные игроки отрасли. Собственное промо-мероприятие позволит легко собрать эту аудиторию и представить ей свой потенциал.
Как правило международные выставки проводятся на больших площадях, разделенных на тематические зоны. Запросите карту экспо-центра и список компаний-участников. Составьте подробный план-график. Не пытайтесь охватить все в один день, разбейте свои встречи и мероприятия деловой программы по блокам/тематикам.
Свяжитесь с выставочным менеджером и проговорите все организационные вопросы. Пробегитесь по своим презентационным материалам.
Во время выставки
Следуйте своему плану и не бойтесь знакомиться с новыми людьми. Подходите на интересующие вас стенды, задавайте вопросы, назначайте предварительные встречи. Мы уже неоднократно писали о том, что выходить даже на первичные переговоры в Азии лучше по личной рекомендации или через общих знакомых, если таковых возможностей у вас нет, азиатские выставки – отличный инструмент. Так или иначе, вы проводите очное знакомство, партнер вас видит, оценивает и, в случае взаимного интереса, наверняка согласится на проведение более официальной встречи, на которой вы сможете более предметно обсудить все вопросы.
Включайтесь в дискуссии на деловой программе, представляйтесь и обменивайтесь визитками с другими участниками, старайтесь охватить максимально большой круг людей. Если вы выступаете спикером, не убегайте с площадки мероприятия сразу после своего выступления. Среди слушателей найдется немало желающий пообщаться с вами по завершению мероприятия.
Зачастую, выставки не ограничиваются только экспозицией и форумной частью. Организаторы стараются разнообразить программу культурными мероприятиями, выездными турами и посещением предприятий. Последнее может быть весьма полезным для налаживания отношений с азиатскими партнерами.
Работа с результатами
Выставка на выставке не заканчивается. По ее завершению необходимо подвести ее общие итоги, проанализировать результативность своего стенда, выступлений, общения. По полученным данным определяются ошибки, а затем вырабатываются рекомендации по участию в последующих выставках.
По факту продуктивной работы, вы будете обладать большим количеством полезных контактов (потенциальных клиентов, партнеров, поставщиков и тд), которые нужно будет разбить на группы и отработать. Вести полученные контакты надо системно и качественно, особенно, если мы говорим про азиатскую аудиторию – в меру своих ментальных и культурных особенностей, они воспринимают информацию с 3-4 раза, поэтому не стесняйтесь напоминать о себе и возвращаться каждый раз с новыми предложениями. Только проявив настойчивость и терпение, вы сможете добиться результата.
Грамотно разработать свою программу участия, не упустив из виду множество технических и организационных моментов – не такая уж и простая задача. Не ждите, что первое же экспо принесет вам невероятные результаты. Если вы не хотите терять время и деньги – обратитесь к профессионалам, которые имеют опыт разработки индивидуальных планов, а также разбираются в специфике стран Азии.
РАСПП обладает большим опытом в организации работы на выставках в странах Азии. Союз является партнером и представителем множества Китайских, Вьетнамских и Индийских экспо, что позволяет разрабатывать индивидуальные программы участия на особых условиях и комплексные визиты.
Для получения персональных консультаций специалистов РАСПП, вы можете оставить заявку через форму обратной связи, либо написать на почту business@raspp.ru
