Подготовка к видеоконференции

Коммуникационное агентство CB Communications Group рассказывает, как подготовиться к видеоконференции в условиях удаленного режима работы.

Весь процесс можно условно разделить на 10 шагов:

1. Планируем мероприятие

• Формат мероприятия (конференция, тренинг, мастер-класс и прочее)
• Количество спикеров
• Параллельные потоки
• Количество участников
• Инструментарий для спикеров
• Инструментарий для зрителей
• Бюджет мероприятия
• Дополнительные опции 

2. Определяемся с вариантом организации трансляции

• из зала мероприятия
• из профессиональной студии
• онлайн из любой точки мира (телемост)

3. Выбираем вебинарные комнаты, сравниваем варианты и возможности

• 1 или несколько спикеров
• 1 или несколько потоков
• Максимальное количество зрителей
• Инструменты спикера
• Участие зрителей в общении со спикером (голосование, чат)

Рекомендуем обратить внимание на следующие вебинарные комнаты: Etutorium, Pruffne, Bizon365.ru, Mirapolis, Wiziq, Webinar.fm, Webinar.tw, Webinar.ru, ClickMeeting, Comdi, Mind, Meetcheap, Websoft, GoToMeeting, Onstream Webinars.

4. Подбираем платформы

При подборе площадки мы рекомендуем обратить внимание на:

• «Опыт» площадки и ее функционал
• Объемы вебзалов/тарифы и скрытые платежи, возможность быстрой смены тарифа
• Интуитивность и язык интерфейса
• Возможность протестировать все опции (адекватный демо-пакет)
• Оперативность и язык техподдержки
• Функционал (особенно специальные опции)

5. Проводим тестирование, чтобы свести к минимуму форс-мажоры.

6. Обеспечиваем онлайн нетворкинг

Нетворкинг поможет выстраиванию сети личных и профессиональных контактов для решения разного рода задач. Способы, помогающие выстроить нетворкинг между участниками онлайн-мероприятия:

• Чаты трансляций (они входят в инструментарий платформы по умолчанию и обеспечивают видимую активность),
• Мессенджеры (для функционирования необходим модератор или чат-боты помощники; обеспечивает высокий срок жизни коммьюнити),
• Группы в соц. сетях – многофункциональный инструмент, который можно заточить под конкретные задачи организаторов и трансформировать в коммьюнити (дает полную информацию об участниках, возможность поддерживать активность и доверие после ивента),
• Чат-боты – программы, работающие внутри мессенджеров Telegram, VK, FB (очень гибкий инструмент, который может работать как отдельно, так и в связке с предыдущими пунктами),
• Сервисы и приложения (кастомная разработка или конструкторы, которые позволяют организовывать процесс нетворкинга или объединить стрим и общение в единой среде).

7. Добавляем геймификацию: придумываем для участников творческие задания до или после онлайн-события, например, разминки, флешмобы, соревновательные активации, живые голосования, опросы, тесты и др.

8. Интегрируем спонсоров

Интерактивные способы вовлечения участников: видеоролик в перерыве, розыгрыш подарка от партнера, предоставление промокодов и активные ссылки, спецпредложение от партнера, брендирование презентации, благодарность партнеру в эфире, рассылка спецпредложения по базе, ярмарка провайдеров.

9. Анализируем дополнительные возможности (рассылка напоминаний перед трансляцией, размещение партнерских материалов, демонстрация презентационных материалов и их сохранение/скачивание, одновременная трансляция на несколько площадок, закрытые ссылки, брендирование, сохранение и скачивание трансляции, ограничение доступа, сбор статистики, наличие мобильной версии, создание опросов и тестов и т.д.)

10. Оцениваем результат

Какие метрики можно анализировать?

• Конверсия регистраций от количества просмотра приглашений/ лендинговой страницы
• Посещаемость: количество подключений и их продолжительность
• Уровень вовлечения участников
• Количество просмотров записи
• Обратная связь

Подготовка видеоконференции – это сложный и трудоемкий процесс, где необходимо предусмотреть множество технических деталей.

CB Communications Group - квалифицированное коммуникационное агентство, которое занимается подготовкой онлайн мероприятий «под ключ».