Кадровый учет иностранных сотрудников: какие документы нужно заполнить по закону?

Все больше российских предприятий привлекают на работу специалистов из-за рубежа. Особенно это актуально для тех, кто планирует выход на международную арену или же работает в отрасли, где используется труд мигрантов: строительство, жилищно-коммунальное хозяйство, сельское хозяйство, промышленность. Однако, до сих пор многие компании оформляют иностранных сотрудников на работу с нарушениями, что влечет за собой наложение штрафов – о наиболее частых нарушениях миграционного законодательства подробно писали тут.

Так как же правильно оформить иностранца в штат? – давайте пошагово разбираться в тонкостях вместе.

Шаг 1. Встать на учет в ГУВМ МВД в качестве работодателя мигрантов

Просто так устроить иностранца на работу нельзя. Вы в обязательном порядке должны уведомить об это МВД и получить аккредитацию. Юридическое лицо или ИП самостоятельно подает пакет документов (он достаточно обширный и включает в себя: копии уставных документов, информационное письмо, выписки, сканы паспортов и тд.) на получение такого разрешения.

Важно: аккредитация действует 1 год, далее ее необходимо продлевать

Шаг 2. Определить статус иностранного гражданина и режим его пребывания в РФ

Порядок приема на работу иностранного гражданина зависит от его статуса, всего их существует три:

• Временно пребывающий в РФ (въезд был совершен по трудовой визе, а нахождение мигранта в стране подтверждено патентом или разрешением на работу)
• Временно проживающий в РФ (находится в РФ основании разрешения на временное проживание)
• Постоянно проживающий в РФ (гражданину был предоставлен вид на жительство сроком на 5 лет)

Касательно режима пребывания, он может быть безвизовый (для Белоруссии, Южной Осетии, Абхазии, Армении, Азербайджана, Казахстана, Киргизии, Молдавии, Таджикистана, Украины и Узбекистана) и визовый (для всех остальных стран)

Шаг 3. Проверка и оформление недостающих документов иностранного социалиста

Для граждан, въехавших по наиболее распространенному визовому режиму:

• Загранпаспорт
• Миграционная карта
• Разрешение на работу
• Регистрация
• ИНН
• Полис ДМС
• СНИЛС (оформляется работодателем)

Для безвизового режима также потребуется оформление патента и чек о его оплате.

Шаг 4. Оформление сотрудника в штат

• Получить письменное согласие на обработку персональных данных.
• Ознакомить работника с локальными нормативными актами работодателя (ознакомиться с данными документами сотрудник должен до подписания трудового договора)
• Заключить трудовой договор с иностранным гражданином. В договор обязательно должны быть внесены сведения о патенте/разрешении на работу, реквизиты полиса ДМС/договора о медицинских услугах. 

Важно: Информация о сотруднике в договоре и патенте/разрешении на работу должны совпадать. Различие даже в одной букве имени может быть воспринято как привлечение к работе мигранта без разрешительной документации и повлечет за собой штраф.

Оформление договора возможно только на неопределённый срок (за исключением особых случаев, например, сезонных работ)

• Издать приказ о приеме работника на работу и ознакомить с ним работника под роспись.
• Провести инструктажи по охране труда (ОТ), ознакомить со специальной оценкой условий труда на рабочем месте (СОУТ).
• Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку иностранца. Если трудовой книжки установленного образца у мигранта не имеется, то работодатель должен оформить ее самостоятельно.
• Оформить личную карточку работника (форма Т-2). В ней работник ставит свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.
• Провести инструктажи по ГО и ЧС, ППБ и пр.

Шаг 5. Уведомление ГУВМ МВД о заключении трудового договора с иностранцем не позднее 3 дней с даты подписания.

Шаг 6. Начисление и выплата налогов и взносов с зарплаты иностранного сотрудника

Подробнее этот вопрос мы рассматривали в одной из наших предыдущих статей

Шаг 7. Увольнение иностранного сотрудника

• Рассмотреть основания прекращения трудового договора.
• Издать приказ об увольнении/расторжении трудового договора иностранного гражданина, в котором иностранный работник ставит свою подпись.
• Иностранный гражданин ставит подпись в карточке сотрудника (Т-2) в разделе XI.
• Сделать в трудовой книжке запись об увольнении иностранного гражданина с работы.
• Отдать трудовую книжку иностранному гражданину, при этом, не забыть внести запись в журнал учета и получить под ней подпись мигранта
• Выдать в день увольнения иностранному гражданину справки о получении заработной платы за весь период его работы
• Произвести в день увольнения полный расчет заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск, если таковой имеется. 

Шаг 8. Уведомление ГУВМ МВД о расторжении трудового договора с иностранцем не позднее 3 дней с даты подписания. 

РАСПП уже более 10 лет помогает оформлять деловые въезды иностранных граждан в РФ. Наш центр миграционного консалтинга поможет вам оформить приглашение, получить разрешение на работу, подготовить полный пакет документов для внесения в списки на въезд, а также окажет любые сопутствующие услуги – перевод, легализацию документов и др. Особую поддержку мы оказываем работодателям, поскольку легализация трудовых мигрантов и иностранных сотрудников в России – наша важная задача.

Для получения бесплатной консультации можно оставить заявку на сайте («задать вопрос» в правой части страницы) или написать на почту imm@raspp.ru. Вам поможет Милинда Джаямаха, ведущий специалист Центра миграционного консалтинга при РАСПП.